Office 365 gemeinsamer Kalender („Shared Mailbox“) wird in Outlook doppelt angezeigt

Wenn im Outlook 365 unter „Freigegebene Kalender“ Kalender doppelt angezeigt werden, oder ein Kalender an zwei Orten gleichzeitig (zum Beispiel „Meine Kalender“ und nochmal als „Freigegebener Kalender“) auftaucht, liegt das warscheinlich an einem Refresh-Effekt im Cache Mode von Outlook.

Das Problem gibt es erst seit Office 2010 („Microsoft has confirmed this to be a Problem“), das wird sicher ganz bald gepatcht 🤦‍♂️

Lösung

Die doppelten Einträge passieren, wenn ein Benutzer Vollzugriff auf ein anderes Postfach hat.

Das Postfach wird -normalerweise- via Automount am Client eingebunden. Weil das gerne mal einen Moment dauert, wird das Postfach oft in Outlook manuell hinzugefügt oder via „Ordner eines anderen Benutzer öffnen“ angezeigt. Mit der darauf folgenden Synchronisierung des Adressbuches erscheint der doppelte Eintrag.

Ein Outlook-Start via

outlook /resetsharedFolders

behebt den Efekt sofort.

Für neue Outlook-Besprechungen (Termine) Teams als Standard abschalten

So gut Teams technisch auch immer funktionieren mag, die Standardvorgabe bei der Erstellung eines neuen Termins auf „Online“ zu stellen ist nicht immer sinnvoll – vor allem nach der Corona-Pandemie.

Wie genau sich die Vorgabe (Standartmäßig offline) geändert hat konnten wir nicht nachvollziehen, „auf einmal“ sind viele Outlooks auf Standartmäßige Teams-Meetings umgestellt. Wir haben auch schon viele Meetings bekommen, mit einem Nachtrag „nicht mehr online“ 😏

Bei der Erstellung eines neuen Termins kommt es in Outlook zudem zu einer nervigen zusätzlichen Wartepause, weil Outlook erst auf die Antwort der Teams-Clouddienste wartet. Das ist oft unnötig – zumal man bei Bedarf durchaus auch wieder „An Teams Besprechung teilnehmen“ auswählen kann.

Outlook Termin/Besprechung pro Termin umstellen

„Nicht online Hosten“ lässt die Teams-Besprechung nachträglich verschwinden

Teams entfernen geht natürlich im ersten Schritt für jeden Termin einzeln, über den Button „Nicht online Hosten“.

Dieser entfernt alle Teams-Settings aus der Besprechung und auch die automatisch eingefügen Inhalte, wie den Besprechungs-Link.

Outlook Standart-Vorgabe für neue Termine ändern

Die Standardeinstellung für neue Termin lässt sich in Outlook grundsätzlich ändern:

Datei > Optionen > Kalender > „Besprechungsanbieter hinzufügen“ > „Onlinebesprechungen zu allen Terminen hinzufügen“ (Haken entfernen)

Excel ändert selbstständig alle Links in Arbeitsmappen

Man speichert „jahrelang“ Excel-Dateien auf dem Netzlaufwerk, hat dort jede Menge Links auf andere (Netzwerk-)Dateien gesetzt alles funktioniert wunderbar. Doch plötzlich gibt es beim Klick auf die Links nur noch Fehlermeldungen, nicht geht mehr.

Es erscheint statt der Dokumente ein „Sicherheitshinweis“ und vermeldet „Office hat ein potentielles Sicherheitsrisiko erkannt“. Außerdem sei „Dieser Speicherort ist möglicherweise nicht mehr sicher“.

Vorweg: Links in Excel-Dokumenten zu anderen Dokumenten sind (außer in Web- oder SharePoint Dateien) nicht absolut. Die Links bleiben also nicht bei dem was man manuell hinterlegt, sondern werden „verwaltet“. Excel versucht anhand eines Regelwerkes die Links „funktional“ zu halten und ändert beim Speichern gerne „mal eben“ alle Links des Dokumentes entsprechend ab.

Was ist das? Links zu Dokumenten auf Netzlaufwerken sind auf einmal „geändert“?

Das „Regelwerk“ das Excel nun dazu nutzt ist zum Glück ganz gut dokumentiert:
https://support.microsoft.com/de-de/topic/beschreibung-der-linkverwaltung-und-speicherung-in-excel-46628e8d-2cd6-db5f-3474-f8d7144b09d6

Ein wahrscheinliches Szenario das wir schon öfter gesehen haben könnte also zum Beispiel so aussehen:

  • Es gibt ein Netzlaufwerk X: das von \\Server\Share\Folder verbunden ist
  • Es gibt Links in einer Arbeitsmappe dort und das Dokument wird stets dort bearbeitet
  • Man öffnet die Datei vermeintlich von dort
  • Man speichert die Datei wieder dort
  • Oh nein! Alle Links sind geändert und stehen plötzlich auf Profilpfaden (%appdata%\local\Folder) oder dem Systemlaufwerk (C:\Folder)

Das, also der „Link-Verlust“ (das Phänomen nennt sich neudeutsch auch „Link-Loss“) passiert immer wenn:

  • Das Dokument (=der PC) zwischen durch „Offline“ war und Windows die Datei im Offlinecache bearbeitet hat. Der liegt nämlich auf c:\ (siehe CSC)
  • Die Datei mal „kopiert“ wurde, zum Beispiel auf einen USB-Stick oder den Desktop (C:\ oder f:\ …)
  • Die Datei via UNC-Pfad geöffnet wurde (\\Server\Share\Folder\Datei.xlsx)
  • Die Datei wurde automatisch zwischengespeichert (Default: 10 Minuten). Das passiert (Default) in %appdata%\roaming\microsoft\excel

In diesen Varianten findet Excel keinen Referenzort der Datei mehr zum relativen Pfad des geöffneten Dokumentes und ändert aus „Sicherheits- und Komfortgründen“ alle Pfade. Allerdings erst beim speichern, solang das Dokument noch geöffnet ist, ist die „zukünftige“ Änderung nicht sichtbar.

Lösung

Es gibt keine „richtige“ Lösung. Links in Excel-Tabellen sind supergefährlich. In dem Moment in den Man Daten (wie z.B. Links) in einer Tabellenkalukation verwendet, ist etwas schief gelaufen, Daten verwaltet man in Datenbanken (z.B. Access).

Aber: man kann das Problem etwas einzuschränken. Das geht natürlich auch per GPO.

  • „Automatisches Speichern“ komplett deaktivieren
  • Unter Optionen/Speichern -> Automatisches Speichern den standardmäßigen Speicherort auf den (relativen!!) Pfad des Dokumentes ändern. Je nach Anzahl der Netzlaufwerke ist es natürlich unsinn, bei jeder Datei den Ort immer wieder zu ändern.

Excel (und alle anderen Office-Apps) speichern alle 10 Minuten die aktuellen Dateien. Das ist auch sehr gut so, denn wenn eine Office-App mal abstürzt oder der Datei-Handle verloren geht (Standy, Docking-Station, WLAN-Wechsel, Windows-Updates, USB-Stick Backup, Netzwerktrennung …) wird man ja von der „letzte bekannte Version“ begrüßt. Selbige kommt genau daher.

PrintNightmare: Drucker hinzufügen Fehler 0x0000011b

Nach der Installation von KB5005033 (und den folgenden Patches) kann es dazu kommen, dass Clients im Netzwerk nicht mehr zuverlässig drucken können:

  • Die Druckerliste ist (und bleibt) leer
  • Es passiert nach einem Druckauftrag nichts mehr
  • Alle Netzwerkdrucker sind verschwunden

Verbindet man einen so „verschwundenen“ Drucker von einem gepatchten Windows-Druckserver neu, erhält man statt eines neu verbundenen Druckers die Fehlermeldung 0x0000011b. Das betrifft in der Regel Maschinen, die eine ältere Version des zugehörigen Druckertreibers installiert hatten.

Nutzt man auch noch Drucker(treiber) die einen einem eigenen Porttyp mitbringen, bleibt auch die Liste der „Anschlüsse“ plötzlich leer.

Lösung

In die Registry importieren:

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\Control\Print]
"RestrictDriverInstallationToAdministrators"=dword:00000000

Nach einem Neustart des Druckerspoolers geht alles wieder.

In einigen Fällen kann auch dieser Registry Key auf dem Printserver die Lösung sein:

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\Control\Print]  "RpcAuthnLevelPrivacyEnabled"=dword:00000000

Hiernach ist ebenfalls ein Neustart des Spoolers (auf dem Printserver) erforderlich.

Outlook Suche in Freigegeben Ordnern liefert keine Ergebnisse (Suche funktioniert nicht in „fremden“ Ordnern)

Die Outlook-Suche verhält sich ja häufiger etwas ungewöhnlich, das man aber sei einer Weile praktisch nicht mehr freigegebene Ordnern (Nicht freigegebene Postfächer) von anderen Nutzern suchen kann, ist merh als ärgerlich. Grade in Zeiten von Exchange Online ist das sehr ärgerlich.

Schuld ist Outlook in Verbindunge mit dem Windows Indexdienst. Freigegebene Ordner werden standartmäßig wie freigegebene Postfächer heruntergeladen; diese landen somit im Index. Leider beauftragt Outllook bei der Sucher nur noch „Eigenes Postfach“ und liefer somit bei freigegebenen Ordnern nur leere Ergebnismengen zurück.

Woraround

Man kann Exchange dazu zwingen, die Serverseitige Suche zu verwenden. Der Zugriff auf Microsoft 365 Exchange Online-Postfächer ist dann zwar etwas langsamer, dafür liefert die Outlook-Suche plötzliche wieder korrekte Ergebnisse. Bonus: Neu vergebene Berechtigungen greifen nun ebenfalls sofort.

Das geht unter den E-Mail Konten > E-Mail > Postfach auswähen und oben „Ändern“ > Weitere Einstellungen > Erweitert > Freigegebene Ordner herunterladen AUS schalten.